Privacyverklaring

Missing You vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle vrijwilligers en deelnemers aan de georganiseerde activiteiten van Missing You. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Missing You vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
    verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
    nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
    uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging
    van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering
    van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en
    deze respecteren.

Als Missing You vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Missing You vzw
Molenstraat 39
3078 Kortenberg
info@missingyou.be
0488/24 92 90

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Persoonsgegevens van vrijwilligers

Uw persoonsgegevens worden door Missing You verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden
en rechtsgronden, waaronder:

  • het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …)
  • het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang)
  • het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Missing You (uitvoering overeenkomst)
  • het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers, alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (gerechtvaardigd belang)
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)
    Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:
  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding
  • M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken
  • Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum
  • Handtekening (als onderdeel afsprakennota, kostennota enz.)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.
Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan Missing You vzw.

Persoonsgegevens deelnemers van activiteiten

Uw persoonsgegevens worden door Missing You vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Missing You vzw (uitvoering overeenkomst).
  • Het verzamelen van gegevens voor achtergrondinformatie (Toestemming betrokkene)
  • Communicatie – lotgenoten uitnodigen voor en informeren over activiteiten Missing You
    (gerechtvaardigd belang)
  • Gebruik van beeldmateriaal van de deelnemers op sociale media en website (toestemming
    betrokkene)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen (en opslagen/verwerken):

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, telefoonnummer en e-mail (bij minderjarige deelnemers zijn dit de gegevens van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger)
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum
  • Welke persoon u verloren bent, wanneer en door welke oorzaak
  • Beeldmateriaal (foto’s en video’s) – na schriftelijke toestemming.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Enkel de begeleiders van de desbetreffende regio hebben inzage in deze gegevens. De gegevens worden verwijderd na einde van deelname bijeenkomsten (indien schriftelijk of mondeling werd doorgegeven dat de deelnemer niet langer geïnteresseerd is).

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Verstrekking aan derden.
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (oa IT netwerk,…);
  • Het verzekeren van onze vrijwilligers
  • Het verzorgen en verspreiden van uitnodigingen
  • Boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (per- soons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijke toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Missing You vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Voor vrijwilligers: Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, en tot 1 jaar na het stopzetten van het engagement.

Voor deelnemers: De gegevens worden verwijderd na einde deelname bijeenkomsten of activiteit, of voor maximum 5 jaar na toestemming voor het informeren over andere Missing You-activiteiten.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Missing You vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordenbeleid op onze systemen. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Klachten

Mocht u klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Missing You vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

SPREAD THE LOVE
X